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工程管理

如何建立科学的ERP工程监理评价体系

来源:互联网

 ERP项目的特点

  1)对象的非物质性

  建设工程的对象一般是有形的物质形态,如楼宇、厂房、设备、生产线或办公装置等固定资产,通过一段时期的土建或设备安装、调试后,可形成使用或生产能力,发挥效益。

  ERP项目的特殊性在于它是一个管理应用系统,尽管它要依托计算机和网络等物质化的硬件平台,但其实施对象主要是人及业务流程等非物质形态,需要重构企业的经营模式和管理方式,并需将先进的管理思想和管理模式潜移默化到人的行为规范和业务流程中。

  2)项目的复杂性

  建筑工程建设主要是设计、实施、验收等作业过程,它涉及的范围、人员、过程等比较固化,相对单一; ERP项目虽然也有设计、实施、验收等作业过程,但实施过程极为复杂,主要表现为:

  范围的复杂性。它不仅牵涉到企业内部各部门、各子公司、各分厂的产供销,人财物等经营管理的各个方面,甚至还需将供应商、客户、分销商、运输商等外部资源纳入到企业的供需链管理系统中。

  人员的复杂性。企业内部涉及到计算机人员、管理人员、车间操作人员、高层领导等;企业外部涉及到软件商、管理咨询机构或技术依托单位的软、硬件工程师、管理咨询顾问和实施顾问等。在这复杂的人员结构中,需要企业的内、外部相关人员相互协调,积极配合,形成一个有效的实施团队链。

  过程的复杂性。ERP工程的建设过程主要包括前期工作、实施准备、项目实施、系统完善四大阶段。每个实施阶段又包括一系列实施步骤。整个实施过程均有着严格的实施规范及关键技术。

  技术的复杂性。ERP项目是一个涉及多学科、多技术和多领域的复杂的信息系统。组织实施ERP系统需综合运用计算机软硬件、系统工程、管理理论、项目管理、工业过程控制等多方面的技术和知识,需要实施人员具备良好的综合技术素质和项目实施经验。

  3)项目风险程度大

  就ERP软件本身而言,它提供的只是一通用的管理模式,而它所面对的却是不同的应用行业、不同的生产模式、不同的个性化管理方式,本身就潜藏着很大的风险性。就ERP工程实施而言,整个实施过程均存在着不同的风险性。如:项目规划和设计不合理,软件选择不恰当,咨询或实施力量和行业经验不足;实施过程控制不严格,阶段成果未达标;流程设计缺乏有效的控制环节等均会造成项目实施中断或失败。

  4)实施时间跨度大

  一个完整的ERP工程实施至少需要二——三年的周期。系统上线后并不标志着项目已完全实施成功,因为新系统改变了以往的管理模式和运作方式,所以仍需要有一个较长的磨合、调整和完善过程。

  5)目标和成果难以量化

  其主要原因在于:①建设方在项目实施前普遍缺乏一套可行、量化的应用目标体系,在实施中又往往会随着认识的不断提高而产生需求的不断变更,造成实际需求与合同要求偏差较大;②企业经济效益的提高取决于多方面的因素,而这些因素又是相互影响和制约的,很难直接对ERP工程的效果加以量化评定。

  ERP工程监理的特点

  ERP工程监理的特点是由ERP项目的特点所决定的,其主要特点如下:

  1)监理的全过程特点

  根据ERP项目的实施特点,ERP工程监理的范围应覆盖立项设计、项目实施、系统完善全过程,并需要对每个实施阶段和实施步骤的质量、进度、费用进行监督和管理,控制偏离,协调争议,确保工程项目及资源投入能够实现建设方预期的实施目标和实施计划。

  2)监理的双重性特点

  由于ERP项目是建设方对自身管理进行变革的应用系统,使得建设方具有既是项目的所有者,又是项目核心主体的双重身份,项目的工作量很大一部分必须依靠建设方自身力量去完成。为保证项目受控,ERP工程监理除了对承建方进行监控外,还必须对建设方的有关实施行为进行监控,监理具有双重性。

  3)监理的预防性特点

  ERP项目是一项高风险的系统工程。因此,ERP工程监理应能及时发现已经发生或预警潜在的风险问题。对已发生的风险问题,应能分析原因,分清责任,处理争议,纠正偏离;对潜在的风险问题,应能预先制定防范措施,减少项目的风险性。

  4)监理的咨询性特点

  国外企业在实施ERP项目时很重视管理咨询的作用,由第三方管理咨询机构对项目的设计、实施提供咨询服务,设计和实施一般是分离的。而我国很多建设方对管理咨询的作用认识不足,项目的设计和实施一般都是软件商所提供。在没有管理咨询机构参与的情况下,更需要监理机构为承建方提供全过程、全方位的咨询服务,提供有价值的建议或指导意见。既使对具有管理咨询机构参与的ERP工程,仍需要监理机构从第三方立场出发,对实施过程中出现的偏离加以甄别,产生的争议给予仲裁,提供包含咨询的监理服务。

  5)目标的动态性特点

  建设方需求目标的不明确性,以及实施过程中需求的变动性,使得ERP项目的实施过程往往是一个实施目标不断调整、变动的过程,这就要求ERP工程监理能够适应项目需求目标的动态管理。

  ERP工程监理存在的问题

  1)缺乏对ERP工程监理的社会认同

  目前,我国各级政府有关部门已将信息系统工程监理提到了重要的议程,信息产业部也相继发布了《信息系统工程监理暂行规定》、《信息系统工程监理单位资质管理办法》和《信息系统工程监理工程师资格管理办法》等相关法规,它对规范信息系统工程的监理行为,推动信息系统工程监理的发展起到了积极的作用。但是,目前ERP建设单位却对监理的作用、地位以及如何引进监理机制,发挥监理的监控作用认识不足,对于已实施ERP工程监理的少数企业,据说效果也不理想,信息系统工程监理主要还是局限于电子政务工程和网络工程建设等方面,缺乏企业界的普遍认同和引入。

  2)缺乏适应ERP工程特点的监理体系

  ERP工程监理尚未具备法律强制性的标准,形成公认的法律准则,用于指导ERP工程监理工作,同时缺乏相应的措施来保证ERP工程监理的制度化。监理的运行机制主要还是采用建筑行业的标准、程序和方法。尽管ERP工程与建筑工程监理的目的与作用是一致的,但在监理的对象、性质、内容等方面存在着较大的差异性,如何根据ERP项目特点建立完善的监理体系是目前需要进一步分析、研究和解决的重要问题。

  3)缺乏适应ERP工程的监理队伍

  信息系统工程监理在我国是一个新兴产业,从目前有些信息系统工程监理公司的人员现状来看,了解和熟悉ERP工程技术的人才不多,缺乏适应ERP项目特点的监理工程师,缺少对ERP工程监理特性的理解和把握以及对监理过程中可操作性的动态监控手段和能力,监理公司的人员素质与监理对象的技术要求存在着较大差距。

  4)缺乏规范化的ERP软件市场

  目前国产管理应用软件大致可分为以下三种类型:①真正意义上的ERP软件。即按照ERP原理、定义、处理逻辑、功能结构打造的管理信息系统;②专业的MIS系统。即面向管理职能、模拟现行人工管理和生产方式而编制的管理软件;③“财务ERP”。即由财务管理职能,向供应、销售、库存等管理业务的延伸,其实质也就是财务电算化的扩展。三类软件有着质的区别,有的根本不能称之为ERP软件。

  ERP软件市场缺乏规范化还表现为:①有的软件商(或代理商)明明知道其软件功能不符合用户的制造特点和个性化需求,仍从自身的眼前商业利益出发,推销自己(或代理)的产品;②更有甚者打着几万元售价的ERP软件误导企业,造成ERP市场的混乱。

  ERP软件市场的不规范,是导致我国ERP成功率不高的原因之一,同时也将给ERP工程监理的正常发展带来一定的负面作用。

  5)缺乏科学的ERP绩效评价体系

  通过定量计算、定性分析和客观公正的评价,可从不同的角度科学地反映ERP的应用绩效,有利于提高企业的ERP应用水平和管理水平,同时对建立和完善ERP工程监理的绩效评价体系也是至关重要的。尽管目前国际上和我国都推出了许多考评指标和方法,但这些指标和方法至今也还不成为国际标准,形成一个完整的绩效评价体系,同时其可其实用性和可操作性还有待于进一步完善和提高。因此,国内有必要就此课题开展深入、广泛的讨论和研究,并将此问题落到实处。

  ERP工程监理的有关建议

  1)创建良好的监理生态环境

  社会环境:加大宣传力度,促使广大企业和应用人员充分认识到建立ERP工程监理制度的必要性和紧迫性,使监理的价值被社会所认可,形成一种普遍接受的委托管理机制。

  法律环境:制定科学而又行之有效的政策法规,形成公认的法律准则,规范ERP工程监理的商业行为,同时还应确保监理真正具有必要的监督和制约权。

  政策环境:采取相交措施,使ERP工程监理制度化。例如:①政府有关职能部门对实施监理的ERP项目给予必要的支持(如立项、资金等);②要求具有一定规模的ERP工程(特别是政府部门和国有企业)必须接受监理;③将监理制度纳入考察信息化建设体系是否完善的因素序列中,以提高ERP工程监理的覆盖率。

  2)完善ERP工程监理规范

  按照ERP项目特点建立相应的监理标准,以规范ERP工程监理的范围、内容、程序、方法、收费标准以及运行机制等。

  ERP工程监理标准的制定:①应由政府有关职能部门组织企业、软件商,管理咨机构、监理公司、行业协会等方面具有实践经验的专家共同制订;②要确保标准在实际运用中的实用性和可操作性。

  3)严格资质和资格的认证

  监理工程师是以专家身份对ERP项目进行监控,监理人员的综合素质与监理质量的优劣息息相关,因此,必须严格监理公司和监理工程师的资质和资格认证:①ERP工程监理公司应按照高智能、智力密集型原则组建,技术人员结构应体现以管理专家为主,IT专家为辅的不同专家之间的优化组合;ERP监理工程师必须具有很好的IT技术,丰富的工程经验和监理技能等,同时还需具备较强的组织协调能力。

  4)净化我国ERP软件市场

  净化我国目前混乱的ERP软件市场,能否采取以下主要措施:①制定可操作性的ERP技术规范和行业标准;②建立ERP产品认证制度等。

  5)建立科学的ERP工程监理评价体系

  ①其前提条件是建设方在工程实施前必须制订一个明确、量化的应用目标,使ERP工程监理质量达到可测量性和可分析性;②还应体现全过程监理的特点,即不仅仅是针对项目的最终评价,更重要的是要根据项目实施的各个阶段,制定相应的阶段和过程的评价标准和评价指标,这也是确保ERP工程监理规范性和项目成功实施的重要保障。

  6)推行监理责任保险制度

  目前,监理公司遵循的是国际咨询行业通行的“不按成功取酬”惯例,这显然对被监理的企业是不利的,因此,在强调监理具有监督和制约权力的同时,还应强调监理的必要责任。一方面,在监理规范里面应体现对违规责任的处罚;另一方面,考虑到ERP项目的特殊性,监理公司和监理工程师将承担比其它类型工程项目更大的责任风险,能否引入国外发达国家推行的职业责任保险制度,这个问题可进行广泛地探讨。

  信息系统工程监理目前还是一个新生事物,无论是在理论研究上,还是在实践上,都还处于一个探索和起步阶段。随着信息系统工程监理的推广应用,相应的ERP工程监理机制和监理技术也会随之不断完善,上述存在的有关问题最终将会逐步被克服。

 

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